Boas práticas de contabilidade ajudam você a acompanhar a situação financeira da empresa e são essenciais para organizar obrigações fiscais, buscar crédito, conversar melhor com o contador e, em alguns casos, atrair investidores. Neste artigo, você verá as melhores práticas de contabilidade para gerenciar suas finanças com mais eficiência e ajudar seu negócio a crescer.
O que é a contabilidade de uma empresa?
Contabilidade, ou escrituração contábil, é a prática de registrar as transações financeiras de uma empresa. Essas transações podem incluir compras, vendas, investimentos, receitas, despesas, pagamentos e recebimentos, entre outras movimentações. Os registros podem ser feitos em livros contábeis, sistemas digitais, planilhas ou softwares de gestão, dependendo do porte e da estrutura do negócio.
No uso cotidiano, muita gente chama essa rotina de “contabilidade”, mas vale fazer uma distinção. A escrituração e a organização dos registros financeiros fazem parte da base da contabilidade, enquanto o trabalho do contador envolve uma análise mais técnica desses dados, além da preparação de demonstrações, obrigações fiscais e relatórios contábeis.
No Brasil, a profissão contábil só pode ser exercida por contador ou técnico em contabilidade devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade, o CRC. Já tarefas de apoio, como organizar comprovantes, separar notas fiscais, controlar contas a pagar e manter planilhas atualizadas, podem fazer parte da rotina administrativa ou financeira da empresa, desde que não substituam a atuação de um profissional habilitado quando ela for necessária.
10 melhores práticas de contabilidade para pequenos empresários
- Avalie com cuidado seus sistemas de escrituração e contabilidade
- Separe as finanças pessoais das finanças da empresa
- Organize contas a receber e contas a pagar
- Siga as normas contábeis aplicáveis ao seu negócio
- Mantenha consistência no sistema contábil
- Mantenha relatórios financeiros comuns
- Dê atenção extra à gestão do fluxo de caixa
- Faça revisões trimestrais
- Confira seus registros com extratos bancários, cartões e meios de pagamento
- Contrate profissionais quando necessário
Essas 10 melhores práticas de contabilidade ajudam você não apenas a manter as finanças em ordem, mas também a entender melhor a saúde financeira do seu negócio.
1. Avalie com cuidado seus sistemas de escrituração e contabilidade
Ao escolher o método de escrituração e contabilidade da sua empresa, pense com cuidado, porque trocar de sistema no meio do caminho pode dar trabalho. Existem duas opções principais:
- Escrituração manual. É feita manualmente e costuma ser mais barata, desde que você tenha tempo ou alguém na equipe para cuidar disso. O problema é que esse método é mais sujeito a erro humano.
- Escrituração digital. É feita no computador, usando um software de contabilidade, sistema de gestão ou ERP. Pode envolver custos mensais e exigir um período de adaptação da sua equipe, mas também facilita a organização de vendas, notas fiscais, contas a pagar, contas a receber, estoque, relatórios e integrações com meios de pagamento. Se você estiver avaliando um sistema, vale conversar com um contador registrado no CRC para entender quais recursos fazem sentido para o seu porte, regime tributário e rotina de vendas.
2. Separe as finanças pessoais das finanças da empresa
Pequenos empresários devem ter um cuidado especial para separar as finanças do negócio das contas pessoais. Misturar tudo pode gerar registros financeiros imprecisos, dificultar a análise do lucro real da empresa e criar problemas na hora de comprovar receitas, despesas, pró-labore, pagamento de fornecedores e obrigações fiscais.
O ideal é usar contas bancárias separadas para movimentações pessoais e empresariais, mesmo que o negócio ainda seja pequeno. Essa separação também ajuda a organizar o fluxo de caixa, acompanhar melhor os custos da operação e evitar que problemas financeiros da empresa afetem sua vida pessoal, ou vice-versa.
3. Organize contas a receber e contas a pagar
Quem cuida da escrituração precisa acompanhar as dívidas e os créditos de curto prazo da empresa. Isso é feito registrando informações em duas contas principais:
- Contas a receber. Essa conta acompanha todo o dinheiro que a empresa tem a receber por produtos vendidos ou serviços prestados, incluindo pagamentos por cartão, Pix, boleto, marketplaces e outros canais de venda.
- Contas a pagar. Essa conta acompanha todo o dinheiro que a empresa precisa pagar no curto prazo, como fornecedores, aluguel, plataformas, ferramentas, frete, contas de consumo, impostos, taxas de meios de pagamento e outros custos da operação.
Uma pequena empresa pode organizar essas contas acompanhando todas as notas fiscais, faturas, boletos, comprovantes e cobranças. Tudo que ainda não foi recebido deve entrar em contas a receber, e tudo que ainda não foi pago deve entrar em contas a pagar.
4. Siga as normas contábeis aplicáveis ao seu negócio
Nos EUA, muitas empresas usam os princípios contábeis geralmente aceitos, conhecidos como GAAP. No Brasil, a referência equivalente são as Normas Brasileiras de Contabilidade, os pronunciamentos do CPC e as regras aplicáveis ao tipo, porte e regime tributário da empresa.
Para micro e pequenas empresas, existem normas simplificadas que podem ser relevantes, como a NBC TG 1001, voltada para pequenas empresas, a NBC TG 1002, voltada para microentidades, e a NBC TG 1000, voltada para pequenas e médias empresas. As exigências podem variar conforme o enquadramento do negócio, então o ideal é validar com um contador registrado no CRC qual norma e qual nível de demonstração contábil se aplicam à sua empresa.
Se você pretende expandir sua empresa, captar investimento ou negociar com parceiros internacionais, também pode ser útil manter relatórios financeiros bem estruturados e compatíveis com padrões reconhecidos. Isso facilita a comunicação com contadores, bancos, investidores, sócios e outros parceiros externos.
5. Mantenha consistência no sistema contábil
Independentemente do sistema de escrituração escolhido, tente manter uma consistência. Se você usa um software de gestão, ERP, planilha ou sistema contábil, evite trocar de ferramenta sem necessidade. O mesmo vale para o escritório contábil ou profissional contratado. Escolha uma solução confiável que funcione para a sua rotina e mantenha os registros organizados ao longo do tempo.
Essa consistência ajuda a evitar duplicidade de informações, perda de histórico e erros na apuração de receitas, despesas, impostos e resultados. Se você precisar trocar de sistema ou de contador, faça a migração dos registros com cuidado e reserve tempo para conferir se não há erros nos dados transferidos.
Também é importante guardar notas fiscais, comprovantes e documentos financeiros pelo prazo aplicável. Como regra prática, muitos documentos fiscais precisam ser mantidos por cinco anos, mas esse prazo pode variar conforme a obrigação, o estado, o tipo de documento e a existência de pendências ou processos.
6. Mantenha relatórios financeiros comuns
A maioria das empresas mantém pelo menos três relatórios financeiros importantes:
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). A DRE mostra as receitas, custos, despesas e o lucro ou prejuízo da empresa em determinado período, geralmente um mês, trimestre ou ano.
- Balanço patrimonial. O balanço patrimonial apresenta uma visão da posição financeira da empresa em uma data específica, incluindo ativos, passivos e patrimônio líquido.
- Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC). A DFC mostra as entradas e saídas de dinheiro da empresa, ajudando a entender como o caixa se movimenta ao longo do tempo.
Juntos, esses relatórios ajudam contadores, gestores, bancos e possíveis investidores a entender melhor a saúde financeira do negócio. Mesmo quando uma empresa pequena não precisa divulgar todos esses relatórios com o mesmo nível de detalhe de uma companhia maior, acompanhá-los internamente pode melhorar muito a tomada de decisão.
7. Dê atenção extra à gestão do fluxo de caixa
Entre os relatórios financeiros, o fluxo de caixa merece atenção especial porque mostra o dinheiro que entra e sai da empresa. Ele ajuda você a entender como despesas, receitas, recebimentos parcelados, prazos de fornecedores, taxas de cartão, Pix, boletos, marketplaces e fretes afetam a saúde financeira do negócio.
Ao analisar o fluxo de caixa, você pode perceber, por exemplo, que alguns clientes demoram muito para pagar, que certos fornecedores estão cobrando mais do que sua margem comporta ou que o parcelamento das vendas está pressionando o caixa. Com essas informações, fica mais fácil decidir quando renegociar prazos, ajustar preços, cortar custos, rever fornecedores ou mudar condições de pagamento.
8. Faça revisões trimestrais
Em uma revisão trimestral, um contador ou profissional contábil pode analisar os dados financeiros registrados ao longo dos últimos meses e fazer recomendações sobre crescimento, redução de despesas, planejamento tributário, fluxo de caixa, empréstimos, investimentos e outras decisões financeiras.
Esse também pode ser um bom momento para revisar se as notas fiscais estão sendo emitidas corretamente, se contas a pagar e a receber estão atualizadas, se os impostos foram considerados no planejamento e se a empresa está mantendo uma rotina financeira saudável.
9. Confira seus registros com extratos bancários, cartões e meios de pagamento
Conferir todos os registros com extratos bancários, cartões de crédito, plataformas de pagamento, gateways, Pix, boletos e marketplaces todos os meses é uma boa prática para reduzir o risco de erro. É importante lembrar que extratos bancários e relatórios de meios de pagamento não substituem uma boa contabilidade.
Bancos, cartões e plataformas de pagamento também podem cometer erros, lançar tarifas, reter valores, registrar estornos ou agrupar recebimentos de uma forma que dificulta a leitura. Por isso, é importante manter seus próprios registros de notas fiscais, recibos, comprovantes e vendas para fazer a conciliação corretamente.
10. Contrate profissionais quando necessário
Cuidar da escrituração e da organização contábil pode dar bastante trabalho, principalmente quando você já está ocupado administrando uma pequena empresa. Adiar registros, deixar transações sem documentação ou tentar resolver tudo sozinho pode fazer o trabalho se acumular e tornar seus registros mais difíceis de organizar depois.
Se você está com dificuldade para manter seus registros em dia, se a empresa está crescendo ou se as obrigações fiscais estão ficando mais complexas, pode ser uma boa ideia contratar um contador, técnico em contabilidade ou escritório contábil registrado no CRC. Esse profissional pode ajudar a manter os livros e relatórios atualizados, orientar sobre obrigações aplicáveis e evitar erros que podem custar caro no futuro.
AVISO: Este guia é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico ou profissional. Consulte um especialista, instituições e autoridades para obter informações específicas sobre seu local e circunstâncias. A Shopify não se responsabiliza pelo uso desses guias.
Perguntas frequentes sobre melhores práticas de contabilidade
Quais são alguns erros comuns de contabilidade que pequenos empresários cometem?
Pequenos empresários às vezes deixam de escolher e manter um único sistema de escrituração, o que pode tornar os registros mais propensos a erros. Além disso, não manter registros importantes, como notas fiscais, recibos, comprovantes, faturas e extratos, aumenta as chances de inconsistências. Esses erros são mais fáceis de evitar quando você conta com o apoio de um profissional de escrituração, contador ou escritório contábil.
Com que frequência devo registrar e conciliar transações financeiras?
Você deve registrar as transações com a maior frequência possível. Em alguns negócios, isso pode significar fazer registros todos os dias, especialmente quando há muitas vendas, pagamentos, recebimentos ou movimentações em diferentes canais. Também é importante conciliar as transações com extratos bancários, cartões de crédito, gateways de pagamento e outros meios de pagamento pelo menos uma vez por mês.
Por que é importante guardar recibos e notas fiscais?
Recibos, notas fiscais e comprovantes podem servir como evidência caso o banco, a operadora do cartão ou uma plataforma de pagamento cometa algum erro, ou caso a empresa passe por uma fiscalização. As notas fiscais também ajudam a prever receitas esperadas, mesmo quando o pagamento ainda não foi recebido.
Como os relatórios financeiros auxiliam nas decisões do meu negócio?
Relatórios financeiros ajudam você a entender de onde vêm suas despesas e receitas. Eles também mostram tendências e ciclos sazonais, o que pode ajudar no orçamento, na gestão do caixa e no planejamento futuro da empresa.
É necessário contratar um contador ou técnico de contabilidade?
Depende do tipo de negócio. Pessoas físicas e MEIs não são obrigados a contratar contador para manter uma contabilidade formal, embora o apoio profissional possa ajudar na organização financeira e no cumprimento das obrigações do dia a dia. Já as empresas “acima” do MEI, como ME, EPP ou LTDA, normalmente precisam de um contador ou escritório contábil registrado no CRC para manter a escrituração, preparar relatórios contábeis e apoiar declarações, fechamentos e obrigações fiscais.
