Bestellungen per E-Mail bearbeiten, Rechnungsdaten manuell übertragen und Lieferinformationen zwischen verschiedenen Systemen abgleichen: Im B2B-Handel können solche Abläufe viel Zeit kosten. Besonders bei großem Bestellvolumen steigt der Aufwand schnell.
B2B EDI vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartner:innen und sorgt für effizientere Abläufe im E-Commerce. Gleichzeitig lassen sich Fehler reduzieren und Informationen aus unterschiedlichen Geschäftsprozessen miteinander verknüpfen.
In diesem Artikel erfährst du, wie B2B EDI funktioniert, welche Standards und Technologien zum Einsatz kommen und wie du den elektronischen Datenaustausch in deinen B2B-Handel integrierst.
Was ist B2B EDI?
B2B EDI (Business-to-Business Electronic Data Interchange) bezeichnet den automatisierten Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden dafür in einem gemeinsamen Standardformat zwischen IT-Systemen übertragen. Dieser B2B-Datenaustausch reduziert manuelle Eingaben, beschleunigt wiederkehrende Abläufe und erleichtert die Zusammenarbeit im B2B-Handel. Der EDI-Datenaustausch unterstützt dadurch effiziente und skalierbare betriebliche Prozesse.
Wie funktioniert B2B EDI?
Damit zwei Unternehmen automatisch Daten austauschen können, benötigen sie kompatible Schnittstellen und ein gemeinsam vereinbartes Nachrichtenformat.
Eine EDI-Software übersetzt die Informationen aus dem internen System des sendenden Unternehmens in das vereinbarte Format. Nach der Übertragung werden die Daten beim empfangenden Unternehmen wieder so aufbereitet, dass dessen Software sie verarbeiten kann.
Der Ablauf lässt sich am Beispiel einer Bestellung im B2B-Großhandel verdeutlichen.
1. Bestellung wird erstellt
Ein Einzelhandelsunternehmen bestellt bei einem Großhändler 200 Produkte. Die Bestellung wird im eigenen Warenwirtschaftssystem angelegt und enthält beispielsweise Artikelnummern, Mengen, Preise und Lieferadressen.
Diese Geschäftsdaten bilden die Grundlage für die weitere automatisierte Verarbeitung.
2. Bestelldaten werden übertragen
Die Software wandelt die Bestellung in das vereinbarte Nachrichtenformat um und übermittelt sie über eine EDI-Schnittstelle an den Großhändler.
Dessen System liest die Informationen ein und ordnet sie den entsprechenden Produkten und Geschäftskund:innen zu.
3. Bestellung wird verarbeitet
Die Bestellung gelangt in das Warenwirtschaftssystem oder Order-Management-System (OMS) des Großhändlers. Dort können Lagerbestände und vereinbarte Konditionen geprüft werden.
Anschließend wird der Auftrag zur weiteren Bearbeitung freigegeben oder bei Abweichungen zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
4. Lieferinformationen und Rechnung werden ausgetauscht
Nach dem Versand erhält das Einzelhandelsunternehmen eine elektronische Versandmeldung. Auch die Rechnung kann automatisiert übermittelt werden.
Auf diese Weise entsteht ein zusammenhängender Informationsfluss vom Bestelleingang bis zur Abrechnung. Eine zentrale Steuerung dieser Vorgänge ist Teil eines effizienten B2B-Auftragsmanagements.
Welche EDI-Standards und Nachrichtenformate gibt es?
Damit Unternehmen automatisch Daten austauschen können, müssen ihre Systeme dieselbe „Sprache“ verstehen. Dafür gibt es EDI-Standards. Sie legen fest, wie Informationen aufgebaut sein müssen, damit andere Systeme sie richtig lesen können.
Die wichtigsten Standards sind:
- EDIFACT: Wird weltweit genutzt, besonders häufig im europäischen Handel und in der Logistik.
- ANSI X12: Ist vor allem in Nordamerika verbreitet und wird beispielsweise für Bestellungen und Rechnungen verwendet.
- EANCOM: Basiert auf EDIFACT und wurde speziell für den Handel entwickelt.
- XML: Ist kein eigener EDI-Standard, sondern eine Möglichkeit, Daten strukturiert darzustellen. Darauf basiert beispielsweise das Format openTRANS.
Neben den Standards gibt es verschiedene EDI-Nachrichten. Sie zeigen dem empfangenden System, um welche Art von Dokument es sich handelt.
Bei EDIFACT steht beispielsweise ORDERS für eine Bestellung, ORDRSP für eine Bestellantwort, DESADV für eine Versandmeldung und INVOIC für eine Rechnung. Bei ANSI X12 bezeichnet die Nummer 856 eine Versandmeldung, während 997 den Empfang und die formale Prüfung einer Nachricht bestätigt.
Damit diese Informationen bei den Geschäftspartner:innen ankommen, braucht es außerdem einen passenden Übertragungsweg. Häufig werden dafür AS2 oder SFTP eingesetzt. Auch spezielle Netzwerke, sogenannte Value-Added Networks (VAN), kommen zum Einsatz.
Weitere Möglichkeiten sind FTP, das selbst keine Verschlüsselung bietet, und OFTP, das besonders in der Automobilindustrie verbreitet ist. Die neuere Version OFTP2 unterstützt zusätzlich eine sichere, verschlüsselte Übertragung.
Welche Standards und Übertragungswege sinnvoll sind, hängt davon ab, welche Systeme deine Geschäftspartner:innen verwenden.
Welche Vorteile bietet B2B EDI?
Der elektronische Datenaustausch bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Besonders bei hohen Bestellvolumen können automatisierte Abläufe Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartner:innen verbessern.
- Weniger manueller Aufwand und geringere Kosten: Durch die automatische Übertragung von Bestellungen und Rechnungen entfallen zeitaufwendige Dateneingaben. Besonders E-Commerce-Unternehmen mit vielen Bestellungen können dadurch ihre Bearbeitungskosten senken und Ressourcen effizienter einsetzen.
- Weniger Übertragungsfehler: Da Informationen nicht mehrfach manuell eingegeben werden müssen, sinkt das Risiko falscher Artikelnummern, Mengen oder Preise. Voraussetzung sind korrekte Stammdaten und funktionierende Schnittstellen.
- Schnellere Bestellabwicklung: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Versandmeldungen lassen sich automatisiert verarbeiten. Das beschleunigt die Abläufe und verbessert die Transparenz entlang der gesamten Lieferkette.
- Effizienteres Lieferantenmanagement: Durch den standardisierten Informationsaustausch können Unternehmen Bestellungen, Liefertermine und Auftragsstatus besser nachverfolgen. Verzögerungen werden schneller sichtbar und Nachbestellungen lassen sich gezielter planen.
- Bessere Skalierbarkeit: Automatisierte Systeme können große Mengen an EDI-Transaktionen verarbeiten, ohne dass der Personalaufwand im gleichen Verhältnis steigt. Davon profitieren insbesondere Großunternehmen mit vielen Geschäftspartner:innen, aber auch wachsende kleinere Betriebe.
Welche Herausforderungen gibt es bei der EDI-Integration?
Trotz der zahlreichen Vorteile ist die Einführung von B2B EDI mit technischem und organisatorischem Aufwand verbunden. Dabei können verschiedene Herausforderungen auftreten:
- Datenqualität: Unterschiedliche Artikelnummern, Maßeinheiten oder Produktbezeichnungen können dazu führen, dass Bestellungen nicht korrekt verarbeitet werden. Einheitliche und aktuelle Stammdaten sind deshalb besonders wichtig.
- Unterschiedliche Anforderungen: Geschäftspartner:innen verwenden teilweise verschiedene Nachrichtenformate oder Pflichtfelder. Selbst bei einem gemeinsamen EDI-Standard können Anpassungen erforderlich sein, um einen reibungslosen Datenaustausch sicherzustellen.
- Technische Integration: Ältere Warenwirtschaftssysteme unterstützen möglicherweise nicht alle benötigten Formate oder Übertragungsprotokolle. Je nach vorhandener IT-Infrastruktur müssen zusätzliche Schnittstellen entwickelt oder bestehende Systeme angepasst werden.
- Kosten und Wartung: Neben den Anschaffungskosten entstehen häufig weitere Ausgaben für die Einrichtung, technische Betreuung und regelmäßige Wartung der EDI-Lösung. Diese sollten bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
- Auswahl des passenden EDI-Verfahrens: Die gewählte Lösung muss zu den betrieblichen Anforderungen, bestehenden Systemen und Geschäftspartner:innen passen. Eine sorgfältige Planung hilft, spätere Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
Eine gut organisierte Großhandelsbestandsverwaltung und konsistente Produktdaten schaffen wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche EDI-Integration.
EDI im E-Commerce: Was ist der Unterschied zu APIs?
EDI und APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen IT-Systemen. Allerdings unterscheiden sich ihre typischen Einsatzbereiche.
APIs ermöglichen, bestimmte Funktionen oder Informationen eines Systems direkt über eine Programmierschnittstelle abzurufen. Sie eignen sich beispielsweise für die Abfrage aktueller Lagerbestände oder die Synchronisierung von Produktinformationen.
Ein wesentlicher Unterschied liegt in der Art der Datenübertragung. Während klassische EDI-Prozesse häufig auf festgelegten Übertragungsintervallen basieren, ermöglichen APIs unter geeigneten technischen Voraussetzungen einen Datenaustausch in Echtzeit. Allerdings können auch EDI-Verbindungen Nachrichten unmittelbar übertragen.
In der Praxis ergänzen sich beide Technologien häufig. Während EDI die Kommunikation mit Geschäftspartner:innen übernimmt, verbinden APIs den Onlineshop mit internen Anwendungen.
Eine weitere Möglichkeit bietet Integration Platform as a Service (iPaaS). Solche Plattformen verbinden unterschiedliche Anwendungen und Datenquellen miteinander und können sowohl API-basierte als auch traditionelle EDI-Prozesse unterstützen.
Wie diese Systeme zusammenspielen, hängt von der jeweiligen Systemintegration ab.
So gelingt die Einführung von B2B EDI
Eine erfolgreiche B2B-Integration setzt voraus, dass technische Anforderungen und betriebliche Abläufe aufeinander abgestimmt sind.
1. Geschäftsprozesse analysieren
Zunächst wird festgelegt, welche Vorgänge automatisiert werden sollen.
Dazu gehören beispielsweise der Bestelleingang, Auftragsbestätigungen, Versandmeldungen oder Rechnungen. Auch die Anzahl der Geschäftspartner:innen und das erwartete Transaktionsvolumen spielen eine Rolle.
2. Technische Anforderungen definieren
Anschließend müssen die benötigten Standards, Nachrichtenarten und Übertragungsprotokolle bestimmt werden.
Ebenso wichtig ist die Frage, welche Systeme miteinander kommunizieren sollen. Häufig betrifft das Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und Commerce-Plattform.
Für eine zuverlässige EDI-Anbindung müssen außerdem die Datenfelder der beteiligten Anwendungen aufeinander abgestimmt werden.
Eine ERP-Integration kann dafür sorgen, dass Bestellungen und weitere Informationen zwischen diesen Anwendungen synchronisiert werden.
3. Geeignete Integrationslösung auswählen
Unternehmen können eigene Schnittstellen entwickeln oder spezialisierte Dienstleister:innen nutzen.
Bei einer cloudbasierten Lösung übernehmen die Anbieter:innen häufig die Umwandlung der Nachrichtenformate und die technische Übertragung.
Alternativ stehen Managed Services zur Verfügung, bei denen externe Dienstleister:innen zusätzlich Aufgaben wie Überwachung, Wartung und Fehlerbehebung übernehmen.
Die passende Lösung hängt unter anderem von der vorhandenen Systemlandschaft, den Anforderungen der Handelspartner und den verfügbaren internen Ressourcen ab.
4. Daten vorbereiten und Schnittstellen testen
Vor der Inbetriebnahme sollten Artikelnummern, Kundendaten und vereinbarte Preise überprüft werden.
Anschließend werden typische Geschäftsvorgänge getestet. Dazu gehören korrekte Bestellungen ebenso wie fehlerhafte Nachrichten, doppelte Übertragungen und abweichende Liefermengen.
5. Prozesse überwachen und optimieren
Auch nach der Einführung ist eine regelmäßige Kontrolle sinnvoll.
Kennzahlen wie die Bearbeitungsdauer pro Bestellung, die Anzahl fehlerhafter Übertragungen und der Anteil manueller Eingriffe zeigen, ob die Integration die gewünschten Verbesserungen erzielt.
Eine ergänzende B2B-Datenanalyse kann dabei helfen, wiederkehrende Probleme zu erkennen und Abläufe gezielt zu verbessern.
Wie funktioniert B2B EDI mit Shopify?
Shopify bietet eine zentrale Commerce-Plattform, über die Unternehmen ihre B2B-Bestellungen und verschiedene Verkaufskanäle verwalten können.
Mit Shopify B2B lassen sich unter anderem Unternehmenskonten, individuelle Preisvereinbarungen, Zahlungsbedingungen und Produktkataloge abbilden. Der verfügbare Funktionsumfang hängt vom gewählten Shopify-Plan ab.
Für die Anbindung bestehender Geschäftssysteme stehen APIs und Integrationslösungen zur Verfügung.
EDI-Bestellungen können beispielsweise über Anwendungen von SPS Commerce oder Crstl als Bestellentwürfe in Shopify übernommen werden. Anschließend lassen sich diese Aufträge im Shopify-Adminbereich prüfen und weiterbearbeiten.
Damit können Bestellungen aus unterschiedlichen Quellen in einer gemeinsamen Commerce-Umgebung zusammengeführt werden.
Ein angebundenes Warenwirtschaftssystem kann ergänzend Informationen zu Produkten, Preisen, Beständen und Aufträgen synchronisieren. Welche Daten automatisch übertragen werden, hängt von der jeweiligen Integration ab.
So lassen sich traditionelle Bestellprozesse mit einer modernen B2B-Softwarearchitektur verbinden.
Das ist besonders für Unternehmen interessant, die neben dem klassischen Großhandel auch digitale Self-Service-Bestellungen anbieten. Ein Unified-Commerce-Ansatz im B2B hilft dabei, unterschiedliche Verkaufskanäle und betriebliche Abläufe besser aufeinander abzustimmen.
Wann lohnt sich B2B EDI?
Ob sich die Einführung wirtschaftlich lohnt, hängt vor allem vom Bestellvolumen, dem manuellen Bearbeitungsaufwand und den Anforderungen der Geschäftspartner:innen ab.
Bei wenigen, unregelmäßigen Bestellungen kann eine umfassende Integration unverhältnismäßig teuer sein. Werden dagegen täglich zahlreiche Dokumente ausgetauscht, steigt das Einsparpotenzial durch automatisierte Abläufe.
Für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten neben den Einrichtungs- und Betriebskosten auch die eingesparte Arbeitszeit, die Fehlerquote und mögliche Anforderungen neuer Handelspartner berücksichtigt werden.
Fazit: B2B EDI verbindet traditionelle und digitale Geschäftsprozesse
B2B EDI ermöglicht den standardisierten Datenaustausch zwischen Unternehmen und erleichtert die Automatisierung wiederkehrender Abläufe.
Besonders für Hersteller:innen und Großhändler:innen mit vielen Geschäftskund:innen kann die Technologie die Auftragsabwicklung effizienter gestalten und manuelle Fehler reduzieren.
In Verbindung mit modernen Commerce-Plattformen wie Shopify und einer passenden Systemintegration lassen sich EDI-Bestellungen gemeinsam mit anderen Vertriebskanälen verwalten. Entscheidend dafür sind saubere Stammdaten, kompatible Schnittstellen und klar definierte Abläufe.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechts- oder Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.
