Vom Eingang einer Bestellung bis zum Versand durchläuft ein Auftrag mehrere Schritte. Der Fulfillment Status macht sichtbar, wie weit dieser Prozess fortgeschritten ist. Für dich als Händler:in ist er damit ein wichtiges Werkzeug, um Bestellungen zu verwalten, offene Aufgaben zu erkennen und deine Kund:innen über den Fortschritt ihrer Bestellung zu informieren.
Doch was bedeutet ein Status wie „Nicht ausgeführt“ oder „Teilweise ausgeführt“ genau? Und worin unterscheidet sich der Fulfillment Status vom Bestell-, Zahlungs- oder Zustellstatus? In diesem Beitrag erfährst du, welche Status eine Bestellung durchlaufen kann und wie du sie in Shopify verwaltest.
Was bedeutet Fulfillment Status?
Der Fulfillment Status zeigt an, wie weit die Auftragsabwicklung einer Bestellung fortgeschritten ist. Er gibt beispielsweise Auskunft darüber, ob die bestellten Artikel noch auf ihre Bearbeitung warten, bereits vorbereitet werden, nur teilweise versendet wurden oder vollständig ausgeführt sind. Der Status hilft dir deshalb vor allem bei zwei Aufgaben: Du kannst erkennen, welche Bestellungen noch bearbeitet werden müssen, und nachvollziehen, welche Artikel bereits versendet wurden.
Die wichtigsten Fulfillment Status und ihre Bedeutung
Eine Bestellung durchläuft vom Bestelleingang bis zur Zustellung verschiedene Etappen. Die genaue Bezeichnung der einzelnen Status hängt vom verwendeten Shopsystem, Fulfillment-Dienstleister:innen und Versanddienstleister ab. Typischerweise begegnen dir im E-Commerce folgende Status und Bearbeitungsphasen:
Offen oder nicht ausgeführt
Die Bestellung ist im System eingegangen, wurde aber noch nicht vollständig bearbeitet. Die Artikel müssen beispielsweise noch kommissioniert, verpackt oder für den Versand vorbereitet werden.
In Shopify wird diese Phase mit dem Fulfillment Status „Nicht ausgeführt“ bezeichnet. Eine neu aufgegebene Bestellung erhält diesen Status, sofern sie nicht automatisch ausgeführt wird.
In Bearbeitung
Die Bearbeitung der Bestellung hat begonnen. Je nach Fulfillment-Prozess werden die bestellten Produkte nun beispielsweise aus dem Lager entnommen, auf Vollständigkeit geprüft, verpackt und für den Versand vorbereitet.
Dieser Status hilft dir dabei, Bestellungen, an denen bereits gearbeitet wird, von noch unbearbeiteten Aufträgen zu unterscheiden. Auch Shopify verwendet dafür den Fulfillment Status „In Bearbeitung“.
Pausiert oder angehalten
Die weitere Bearbeitung der Bestellung wurde vorübergehend gestoppt. Gründe dafür können beispielsweise ein fehlender Lagerbestand, Klärungsbedarf bei einer Bestellung oder eine notwendige Prüfung sein.
Shopify verwendet hierfür den Status „Angehalten“. Eine angehaltene Bestellung kann erst ausgeführt werden, nachdem die Sperre aufgehoben wurde.
Teilweise ausgeführt
Bei einer teilweise ausgeführten Bestellung wurde nur ein Teil der bestellten Artikel bearbeitet und versendet. Die übrigen Produkte stehen noch aus.
Das kann beispielsweise vorkommen, wenn:
- einzelne Produkte derzeit nicht verfügbar sind
- Artikel aus unterschiedlichen Lagern versendet werden
- eine Bestellung auf mehrere Pakete verteilt wird
- verschiedene Fulfillmentdienste beteiligt sind
Shopify kennzeichnet solche Bestellungen als „Teilweise ausgeführt“, solange noch Artikel auf ihr Fulfillment warten.
Versendet oder ausgeführt
Sind die vorgesehenen Artikel vorbereitet und an den Versanddienstleister:in übergeben worden, ist das Fulfillment für diese Artikel abgeschlossen.
In Shopify lautet der entsprechende Fulfillment Status „Ausgeführt“. Bei einer vollständig ausgeführten Bestellung wurden alle auszuführenden Artikel bearbeitet und versendet.
„Ausgeführt“ bedeutet allerdings nicht automatisch, dass die Bestellung bereits bei der Kundschaft angekommen ist. Ab der Übergabe an den oder die Versanddienstleister:in wird der weitere Transport über den Zustellstatus verfolgt.
Unterwegs und in Zustellung
Nach der Übergabe an den oder die Versanddienstleister:in beginnt die eigentliche Transportphase. Die Sendung kann nun beispielsweise als „Unterwegs“ oder später als „In Zustellung“ angezeigt werden.
Diese Angaben gehören streng genommen nicht mehr zum Fulfillment Status. Shopify führt sie als separate Zustellstatus. Dadurch kannst du unterscheiden, ob sich eine Bestellung noch in deiner Auftragsabwicklung befindet oder bereits auf dem Weg zur Kundschaft ist.
Geliefert
Der Status „Geliefert“ beziehungsweise „Zugestellt“ zeigt an, dass der oder die Versanddienstleister:in die Sendung erfolgreich zugestellt hat.
Auch dieser Schritt wird in Shopify nicht als Fulfillment Status, sondern als Zustellstatus geführt. Das Fulfillment wurde zu diesem Zeitpunkt bereits zuvor mit der Übergabe der Ware an den oder die Versanddienstleister:in abgeschlossen.
Storniert
Wird eine Bestellung vor Abschluss der Auftragsabwicklung abgebrochen, können die noch ausstehenden Fulfillment-Schritte entfallen. Gründe können beispielsweise eine Stornierung durch die Kundschaft, fehlende Warenverfügbarkeit oder andere Probleme mit der Bestellung sein.
In Shopify ist „Storniert“ kein Fulfillment Status, sondern ein eigener Bestellstatus. Dadurch bleibt die Stornierung von der Frage getrennt, wie weit die zugehörigen Artikel bereits ausgeführt wurden.
Fulfillment Status, Bestellstatus und Zustellstatus: Was ist der Unterschied?
Im E-Commerce begegnen dir mehrere Statusangaben, die auf den ersten Blick ähnlich wirken können. Sie beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Teile einer Bestellung.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Bestellstatus | Zeigt den übergeordneten Zustand der Bestellung, beispielsweise offen, archiviert oder storniert |
| Zahlungsstatus | Zeigt, ob und in welchem Umfang die Bestellung bezahlt oder erstattet wurde |
| Fulfillment Status | Zeigt den Fortschritt bei der Bearbeitung und dem Versand der bestellten Artikel |
| Zustellstatus | Zeigt den Fortschritt der Lieferung nach dem Versand |
| Rückgabestatus | Zeigt den Bearbeitungsstand einer Rückgabe |
Eine Bestellung kann deshalb gleichzeitig mehrere unterschiedliche Status besitzen.
Ein Beispiel: Eine Bestellung kann bezahlt und ausgeführt sein, während der Zustellstatus noch „Unterwegs“ lautet. Das ist kein Widerspruch. Der Zahlungsstatus beschreibt den finanziellen Vorgang, der Fulfillment Status die Auftragsabwicklung und der Zustellstatus den Transport zur Kundschaft. Shopify führt diese Status deshalb getrennt voneinander.
Gerade die Unterscheidung zwischen Fulfillment- und Zustellstatus ist wichtig. Sobald du eine Bestellung ausführst und an eine:n Versanddienstleister:in übergibst, beginnt die eigentliche Transportphase. Bei unterstützten Versanddienstleister:innen kann Shopify anschließend beispielsweise die Zustellstatus „Unterwegs“, „In Zustellung“, „Zugestellt“ oder „Zustellversuch“ anzeigen.
Welche Etappen durchläuft eine Bestellung beim Fulfillment?
Vom Eingang einer Bestellung bis zur Zustellung können zahlreiche Arbeitsschritte und Statusänderungen auftreten. Dabei ist wichtig: Nicht jede Etappe entspricht einem eigenen Fulfillment Status in deinem Shopsystem. Einige beschreiben interne Arbeitsschritte im Lager, andere beziehen sich auf den anschließenden Versand.
Ein typischer Fulfillment-Prozess kann folgende Etappen umfassen:
1. Bestellung eingegangen
Am Anfang steht die Bestellung im Onlineshop. Die Bestelldaten werden erfasst und die benötigten Artikel für die weitere Bearbeitung vorgemerkt.
2. Fulfillment geplant oder angehalten
Nicht jede Bestellung wird unmittelbar bearbeitet. In bestimmten Fällen kann das Fulfillment für einen späteren Zeitpunkt geplant oder vorübergehend angehalten werden.
„Angehalten“ bedeutet dagegen, dass die Bearbeitung vorübergehend pausiert wurde. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Informationen überprüft werden müssen oder der benötigte Inventarbestand momentan nicht verfügbar ist.
3. Bestellung in Bearbeitung
Beginnt die eigentliche Vorbereitung, kann die Bestellung den Status „In Bearbeitung“ erhalten.
Diese Phase umfasst verschiedene operative Schritte. Dazu können unter anderem das Prüfen der Bestellung, die Bestandskontrolle sowie die Vorbereitung für Kommissionierung und Verpackung gehören.
Gerade bei einem hohen Bestellvolumen hilft dieser Status dabei, noch unbearbeitete Aufträge von Bestellungen zu unterscheiden, an denen bereits gearbeitet wird.
4. Artikel werden kommissioniert
Bei der Kommissionierung werden die für eine Bestellung benötigten Produkte im Lager lokalisiert und zusammengestellt.
Dabei geht es vor allem darum, die richtigen Produkte und Mengen der jeweiligen Bestellung zuzuordnen. Je nach Größe des Lagers können Händler:innen beispielsweise mit Picklisten, Barcodes oder Lagerverwaltungssystemen arbeiten.
5. Bestellung wird verpackt
Nach der Kommissionierung werden die Artikel kontrolliert und für den Transport verpackt.
Dabei sollte die Verpackung zum Produkt passen und ausreichend Schutz während des Versands bieten. Gleichzeitig können unnötig große Verpackungen zusätzliche Versandkosten und Verpackungsmaterial verursachen.
6. Bestellung wird teilweise ausgeführt
Nicht immer können alle Artikel einer Bestellung gleichzeitig versendet werden. In diesem Fall kann die Bestellung als „Teilweise ausgeführt“ erscheinen.
Das kann beispielsweise vorkommen, wenn:
- einzelne Artikel noch nicht verfügbar sind
- Produkte von verschiedenen Standorten verschickt werden
- eine Bestellung auf mehrere Pakete verteilt wird
- unterschiedliche Fulfillmentdienste für die Artikel zuständig sind
Die bereits verfügbaren Produkte können dadurch versendet werden, während die übrigen Positionen weiterhin offenbleiben.
7. Bestellung wird ausgeführt und versendet
Sobald die Artikel vorbereitet und an den oder die Versanddienstleister:in übergeben wurden, ist der eigentliche Fulfillment-Prozess weitgehend abgeschlossen.
Wichtig: „Ausgeführt“ bedeutet nicht, dass die Bestellung bereits bei der Kundschaft angekommen ist. Ab diesem Zeitpunkt wird der weitere Weg des Pakets über den Zustellstatus abgebildet.
8. Sendung ist unterwegs
Nachdem der oder die Versanddienstleister:in das Paket übernommen hat, befindet sich die Sendung auf dem Transportweg.
Damit verschiebt sich der Schwerpunkt vom Fulfillment auf die eigentliche Lieferung: Die Bestellung wurde von Händlerseite bearbeitet, befindet sich aber noch auf dem Weg zur Lieferadresse.
9. Sendung ist in Zustellung
„In Zustellung“ bedeutet, dass die Sendung die Region der Kundschaft erreicht hat und voraussichtlich bald zugestellt wird.
Diese Phase wird häufig auch als letzte Meile bezeichnet. Sie umfasst den letzten Abschnitt zwischen einem lokalen Verteilzentrum und der angegebenen Lieferadresse.
10. Bestellung wurde zugestellt
Mit dem Zustellstatus „Zugestellt“ ist die Lieferung bei der Kundschaft angekommen.
Damit ist nicht nur das Fulfillment abgeschlossen, sondern grundsätzlich auch der reguläre Versandprozess.
Was passiert bei Stornierungen, fehlgeschlagenen Zustellungen oder Retouren?
Nicht jede Bestellung durchläuft den Prozess geradlinig vom Bestelleingang bis zur erfolgreichen Zustellung. Zusätzliche Status können erforderlich werden, wenn Probleme auftreten oder eine Bestellung zurückgesendet wird.
Bei einer Stornierung wird die Bestellung beendet, bevor der reguläre Prozess abgeschlossen ist. In Shopify ist „Storniert“ ein Bestellstatus und kein Fulfillment Status.
Scheitert die Zustellung, kann Shopify den Zustellstatus „Zustellversuch“ anzeigen. Das bedeutet, dass der oder die Versanddienstleister:in versucht hat, das Paket zuzustellen, die Übergabe aber nicht erfolgreich war.
Auch Retouren werden separat behandelt. Shopify verfügt dafür über eigene Rückgabestatus wie „Rückgabe beantragt“, „Rückgabe wird bearbeitet“ und „Zurückgegeben“. Dadurch lässt sich der Prozess nach der ursprünglichen Zustellung unabhängig vom Fulfillment Status verfolgen.
Wie verwaltest du den Fulfillment Status in Shopify?
Im Shopify-Adminbereich kannst du Bestellungen zentral verwalten und ihren aktuellen Fulfillment Status einsehen. Dadurch erkennst du, welche Aufträge bereits abgeschlossen sind und bei welchen Bestellungen noch Aufgaben offen sind.
Bei der Bearbeitung einer Bestellung kannst du beispielsweise alle Artikel oder nur einen Teil der Artikel als ausgeführt markieren. Das ist insbesondere bei Bestellungen relevant, die in mehreren Paketen verschickt werden.
Beim Fulfillment kannst du außerdem Trackinginformationen hinzufügen. So lassen sich Informationen über den Versand mit der Bestellung verbinden und Kund:innen können den weiteren Lieferverlauf nachvollziehen.
Wie stark die Aktualisierung automatisiert erfolgt, hängt von deinem Fulfillment-Setup ab. Nutzt du einen über eine App integrierten Fulfillmentdienst, können Informationen zwischen dem Dienst und Shopify ausgetauscht werden. Bei benutzerdefinierten Fulfillmentdiensten wird der Bestellstatus im Shopify-Adminbereich dagegen nicht automatisch vom Dienst aktualisiert.
Bei einer größeren Zahl an Bestellungen helfen Filter dabei, einzelne Aufträge schneller zu finden. Du kannst deine Bestellübersicht beispielsweise nach dem Fulfillment Status filtern und so gezielt die Bestellungen anzeigen lassen, die noch nicht ausgeführt wurden.
In diesem Video (auf Englisch) zeigen wir dir, wie das Fulfillment in Shopify funktioniert:
Fulfillment Status richtig nutzen: 4 Tipps
- Halte Fulfillment und Zustellung auseinander: Definiere eindeutig, welche Status deine interne Auftragsbearbeitung beschreiben und welche Informationen von Versanddienstleister:innen stammen. So lassen sich Missverständnisse bei der Bearbeitung vermeiden.
- Nutze Teil-Fulfillments bei getrennten Lieferungen: Werden einzelne Artikel zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder aus verschiedenen Standorten versendet, sollte sich das auch in der Bestellung widerspiegeln. Ein teilweise ausgeführter Status sorgt dafür, dass noch offene Artikel sichtbar bleiben.
- Automatisiere wiederkehrende Abläufe: Je höher dein Bestellvolumen wird, desto schwieriger wird eine rein manuelle Statuspflege. Automatisierte Abläufe und passende Integrationen können dafür sorgen, dass Informationen zwischen Onlineshop, Lager und Fulfillment-System konsistent bleiben.
- Kommuniziere relevante Versandinformationen: Kund:innen benötigen nicht jeden internen Arbeitsschritt aus deinem Lager. Besonders hilfreich sind Informationen, aus denen hervorgeht, ob ihre Bestellung bearbeitet wurde, wann sie versendet wurde und wie sie die Lieferung verfolgen können.
Fazit
Ein Fulfillment Status ist mehr als eine technische Kennzeichnung innerhalb einer Bestellung. Richtig eingesetzt, schafft er Transparenz darüber, was mit einem Auftrag gerade passiert, wo noch Handlungsbedarf besteht und an welcher Stelle mögliche Verzögerungen entstehen. Das wird besonders wichtig, sobald Bestellvolumen, Lagerstandorte oder beteiligte Fulfillmentdienste zunehmen.
Entscheidend ist dabei eine klare Statuslogik. Fulfillment, Zahlung und Zustellung sollten voneinander getrennt betrachtet werden, damit Händler:innen intern den Überblick behalten und Kund:innen nachvollziehbare Informationen erhalten. In Shopify lassen sich diese verschiedenen Bereiche getrennt abbilden, sodass der Weg einer Bestellung von der Bearbeitung bis zur Zustellung nachvollziehbar bleibt.
Je eindeutiger und aktueller diese Status gepflegt werden, desto leichter lässt sich der Fulfillment-Prozess steuern. So wird aus einer einfachen Statusanzeige ein praktisches Instrument für eine verlässliche Auftragsabwicklung.
