Der Preis einer E-Commerce-Plattform lässt sich nicht allein an den monatlichen Lizenzgebühren ablesen. Für Unternehmen im E-Commerce-Bereich ist entscheidend, welche tatsächlichen Kosten während des gesamten Nutzungszeitraums entstehen und welchen wirtschaftlichen Wert die Plattform für das Business liefert.
Die Gesamtbetriebskosten im E-Commerce helfen dir dabei, unterschiedliche Systeme realistisch zu vergleichen.
Was sind Gesamtbetriebskosten im E-Commerce?
Gesamtbetriebskosten, auch Total Cost of Ownership oder TCO genannt, umfassen alle direkten und indirekten Kosten einer E-Commerce-Lösung über ihren gesamten Lebenszyklus. Dazu zählen Plattformgebühren, Implementierung, Integrationen, Wartung, Support, Personalkosten sowie mögliche Umsatzverluste durch technische Einschränkungen oder eine geringere Checkout-Conversion-Rate.
Warum sind die Gesamtbetriebskosten wichtig?
Die Gesamtbetriebskosten schaffen eine einheitliche Grundlage für Investitionsentscheidungen. Statt einzelne Preispositionen isoliert zu betrachten, vergleichst du die wirtschaftlichen Auswirkungen verschiedener E-Commerce-Plattformen über einen definierten Zeitraum.
Eine TCO-Analyse hilft dir insbesondere dabei:
- versteckte und wiederkehrende Kosten frühzeitig zu erkennen
- Angebote verschiedener E-Commerce-Plattformen vergleichbar zu machen
- den Personal- und Entwicklungsbedarf realistischer einzuschätzen
- Budgets für Wartung, Support und Weiterentwicklung zu planen
- die Wirtschaftlichkeit einer Investition zu bewerten
- technische Entscheidungen mit Umsatz- und Wachstumszielen zu verbinden
Für einen aussagekräftigen Vergleich solltest du einen Zeitraum von mindestens drei bis fünf Jahren betrachten. Dadurch werden einmalige Einführungskosten ebenso sichtbar wie laufende Ausgaben, die sich langfristig summieren.
Welche Kosten gehören zur TCO einer E-Commerce-Plattform?
Die Kosten lassen sich in vier zentrale Kategorien unterteilen.
Plattform- und Technologiekosten
Zu den Plattformkosten zählen Lizenz- oder Abonnementgebühren sowie die Ausgaben für die technische Infrastruktur.
Berücksichtige unter anderem:
- Plattform- und Lizenzgebühren
- Hosting-Gebühren und Infrastruktur
- Domains und Zertifikate
- Apps, Plugins und Erweiterungen
- Zahlungs- und Transaktionsgebühren
- Analyse-, Marketing- und Automatisierungstools
- Systeme für Warenwirtschaft, ERP oder CRM
Auch die Kosten für Integration, Wartung und technische Abstimmung dieser Komponenten gehören zur TCO.
Implementierungs- und Migrationskosten
Bei der Einführung oder dem Wechsel einer Plattform entstehen einmalige Kosten. Ihre Höhe hängt von der Komplexität des Onlineshops, den vorhandenen Systemen und dem gewünschten Grad der Individualisierung ab.
Typische Positionen sind:
- Konzeption und Planung
- Design und Theme-Entwicklung
- Datenmigration
- Entwicklung individueller Funktionen
- Einrichtung von Schnittstellen
- Tests und Qualitätssicherung
- Schulung der Mitarbeiter:innen
- paralleler Betrieb alter und neuer Systeme
Auch Verzögerungen sollten berücksichtigt werden. Verschiebt sich der Launch, entstehen möglicherweise zusätzliche Kosten oder unvorhergesehene Ausgaben.
Betriebs- und Supportkosten
Nach dem Launch fallen laufend Ausgaben für die Pflege und Weiterentwicklung der Plattform an. Dazu zählen interne Arbeitszeiten ebenso wie Leistungen externer Agenturen oder Entwickler:innen.
Relevante Kostenbereiche sind beispielsweise:
- technische Wartung und Updates
- Fehlerbehebung
- Sicherheitsprüfungen
- Kosten für den Support
- Anpassung an neue gesetzliche oder technische Anforderungen
- Entwicklung neuer Funktionen
- Pflege von Integrationen
- Schulung neuer Mitarbeiter:innen
Bei selbst gehosteten oder stark individualisierten Lösungen können regelmäßige Versionswechsel und Sicherheitsupdates einen erheblichen Kostenfaktor darstellen.
Opportunitätskosten
Opportunitätskosten beschreiben den wirtschaftlichen Wert, der deinem Unternehmen durch eine bestimmte Entscheidung entgeht. Im E-Commerce entstehen sie beispielsweise durch lange Entwicklungszeiten, Systemausfälle oder eine niedrige Conversion-Rate.
Mögliche Opportunitätskosten sind:
- entgangene Bestellungen durch Checkout-Abbrüche
- Umsatzverluste durch langsame Ladezeiten
- verspätete Markteinführungen
- eingeschränkte internationale Expansion
- hoher manueller Arbeitsaufwand
- fehlende Möglichkeiten zur Personalisierung
- begrenzte Skalierbarkeit bei Lastspitzen
Diese Kosten erscheinen häufig nicht als eigene Position in der Buchhaltung. Für eine vollständige wirtschaftliche Bewertung sind sie dennoch relevant.
Wie lassen sich Gesamtbetriebskosten im E-Commerce berechnen?
Für eine grundlegende Berechnung kannst du folgende Formel verwenden:
Gesamtbetriebskosten = Anschaffungs- und Implementierungskosten + laufende Plattformkosten + Betriebs- und Personalkosten + Erweiterungs- und Integrationskosten + Opportunitätskosten
Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten.
1. Lege den Betrachtungszeitraum fest
Bestimme zunächst, über welchen Zeitraum du die Plattform bewerten möchtest. Drei bis fünf Jahre bieten häufig eine geeignete Grundlage. Bei größeren Enterprise-Projekten kann auch eine längere Betrachtung sinnvoll sein.
Verwende für alle verglichenen Lösungen denselben Zeitraum.
2. Erfasse die einmaligen Kosten
Addiere sämtliche Ausgaben, die für Einführung, Migration und Launch anfallen. Berücksichtige dabei auch interne Arbeitszeiten.
Beispiel:
- Implementierung: 80.000 Euro
- Datenmigration: 20.000 Euro
- Design und Entwicklung: 30.000 Euro
- Schulungen: 5.000 Euro
Die einmaligen Kosten betragen in diesem Beispiel 135.000 Euro.
3. Berechne die laufenden Kosten
Ermittle anschließend die jährlich wiederkehrenden Ausgaben und multipliziere sie mit dem Betrachtungszeitraum.
Dazu können gehören:
- Plattformgebühren
- Apps und Integrationen
- Hosting
- Support
- Wartung
- interne Personalkosten
- Agentur- und Entwicklungskosten
Bei jährlichen Betriebskosten von 90.000 Euro entstehen über fünf Jahre beispielsweise 450.000 Euro.
4. Plane Veränderungen und Wachstum ein
Eine einfache Fortschreibung der heutigen Kosten greift häufig zu kurz. Berücksichtige, wie sich Bestellvolumen, internationale Märkte, Produktkatalog, Verkaufskanäle und technische Anforderungen entwickeln könnten.
Prüfe beispielsweise:
- Steigen Gebühren mit dem Umsatz oder Transaktionsvolumen?
- Werden zusätzliche Storefronts benötigt?
- Müssen neue Systeme integriert werden?
- Erhöht sich der Wartungsaufwand mit wachsender Individualisierung?
- Sind größere Versionswechsel zu erwarten?
Erstelle am besten ein realistisches Szenario sowie ein Szenario für stärkeres Wachstum.
5. Bewerte die Opportunitätskosten
Schätze, welchen Umsatz oder Deckungsbeitrag du aufgrund technischer Einschränkungen verlieren könntest. Besonders relevant sind Unterschiede bei Verfügbarkeit, Geschwindigkeit und Checkout-Conversion.
Diese Position ist schwieriger zu berechnen als eine Lizenzgebühr. Sie kann die wirtschaftliche Bewertung einer Plattform jedoch erheblich verändern.
Beispiel für eine TCO-Berechnung
Ein Unternehmen vergleicht zwei Plattformen über fünf Jahre.
Plattform A verursacht Implementierungskosten von 100.000 Euro und laufende Kosten von 120.000 Euro pro Jahr. Die TCO ohne Opportunitätskosten beträgt:
100.000 Euro + 5 × 120.000 Euro = 700.000 Euro
Plattform B kostet in der Implementierung 160.000 Euro, verursacht aber nur 85.000 Euro laufende Kosten pro Jahr:
160.000 Euro + 5 × 85.000 Euro = 585.000 Euro
Obwohl Plattform B zu Beginn teurer ist, liegen ihre Gesamtbetriebskosten nach fünf Jahren um 115.000 Euro niedriger.
Wie Shopify die effektiven Gesamtbetriebskosten beeinflussen kann
Bei der Bewertung von Gesamtbetriebskosten zählt nicht nur, was eine E-Commerce-Plattform kostet, sondern auch, welchen wirtschaftlichen Wert sie ermöglicht. Eine Plattform kann trotz höherer Gebühren günstiger sein, wenn sie den Betriebsaufwand senkt oder mehr Kaufabschlüsse erzielt.
Die Checkout-Conversion-Rate zeigt, wie viele Kund:innen einen begonnenen Kaufprozess abschließen. Eine niedrigere Conversion führt zu entgangenen Bestellungen und kann daher als Opportunitätskosten in die TCO-Betrachtung einfließen.
Shopify erreicht nach eigenen Angaben im Vergleich zu anderen Plattformen häufig eine höhere Checkout-Conversion. Ein wichtiger Faktor ist Shop Pay: Der beschleunigte Checkout reduziert Eingaben und kann dazu beitragen, dass mehr Kund:innen ihre Bestellung abschließen.
Für einen belastbaren Plattformvergleich solltest du außerdem folgende Kosten erfassen:
- Implementierung
- Plattform- und Lizenzgebühren
- Zahlungs- und Transaktionskosten
- Apps und Integrationen
- Wartung und Support
- interne und externe Personalkosten
- geplante Upgrades
- Opportunitätskosten
- erwarteten Umsatz und Deckungsbeitrag
Als zusätzliche Orientierung kannst du den TCO-Rechner von Shopify nutzen. Er vergleicht deine aktuellen Betriebskosten mit einem Shopify-Modell und berücksichtigt unter anderem Plattform-, Infrastruktur-, Support- und Integrationskosten.
Nach Angaben von Shopify ergab eine beauftragte Untersuchung durchschnittlich 33 Prozent niedrigere Gesamtbetriebskosten. Die Plattformkosten lagen demnach im Schnitt 23 Prozent und die Betriebs- und Wartungskosten 19 Prozent niedriger. Die Ergebnisse basieren auf einer nordamerikanischen Studie mit 250 Unternehmen und sind daher als Orientierung, nicht als Garantie, zu verstehen.
Ergänze die Schätzung immer um eigene Angebote, Personalkosten, Wachstumsprognosen und mögliche Conversion-Effekte. So bewertest du nicht nur die Ausgaben, sondern auch den wirtschaftlichen Nutzen der Plattform.
Fazit
Gesamtbetriebskosten im E-Commerce zeigen, was eine Plattform über ihren gesamten Lebenszyklus tatsächlich kostet. Neben Lizenz- und Implementierungsgebühren gehören auch Wartung, Personal, Integrationen, Erweiterungen und entgangene Umsätze in die Berechnung.
Eine gute TCO-Analyse verbindet deshalb Kosten mit dem wirtschaftlichen Nutzen. Faktoren wie Skalierbarkeit, Entwicklungsaufwand und Checkout-Conversion können den Plattformvergleich stärker beeinflussen als der monatliche Listenpreis.
