Cómo obtener un número de teléfono de empresa: guía rápida y sencilla

En un mundo dominado por mensajes de texto, correos electrónicos y chatbots, puede resultar refrescante para los clientes descolgar el teléfono y llamar directamente a un negocio.

Puedes aprovechar esta ventaja definiendo tu propio número de teléfono comercial. De paso, te aseguras de que tu número personal se mantenga privado.

Obtener un número de teléfono de empresa es un proceso bastante sencillo, pero hay varios detalles, dependiendo del tamaño de tu empresa y del uso que quieras darle, que tendrás que tener en cuenta. A continuación, podrás descubrir los aspectos más importantes. 

Razones para tener un número de teléfono de empresa

Un número de teléfono de empresa puede ser una herramienta muy útil si tienes un pequeño negocio o una tienda de ecommerce. Estas son algunas de las principales razones para personalizar un número de teléfono comercial:

• Mantiene las comunicaciones del negocio organizadas. Tener un número de empresa separa las llamadas personales de las profesionales; así no tienes que rebuscar entre tu bandeja de entrada para encontrar mensajes relacionados con el trabajo.
• Protege tu número personal. Aunque puede resultar tentador usar un número de teléfono que ya existe como tu teléfono de empresa, definir un número comercial te ayuda a preservar tu privacidad y seguridad.
• Proyecta una imagen profesional ante los clientes. Un número dedicado al negocio transmite profesionalidad y te permite configurar respuestas automáticas y mensajes de buzón de voz específicos para tu empresa.
• Facilita el acceso a los empleados. Si tienes un negocio con varios empleados, no es práctico (ni viable) gestionar todo desde tu número privado. Un número de teléfono de empresa independiente permite que todo el equipo pueda atender e interactuar con los clientes desde un único punto de contacto.
• Escala junto con tu negocio. Obtener un número dedicado significa que podrás seguir usándolo a medida que el negocio crezca, en lugar de tener que cambiarlo más adelante.

Tipos de número de teléfono de empresa

• Números locales
• Números virtuales
• Números gratuitos
• Sistemas de menú telefónico
• Números DID
• Números personalizados (vanity)

Al igual que existen distintos tipos de teléfonos, también hay varios tipos de números comerciales. El que elijas dependerá de tu presupuesto y del uso que le vayas a dar:

Números locales

Como su nombre indica, un número de teléfono local está vinculado a una zona geográfica concreta. Los números locales están asociados a un prefijo geográfico, como el 91 (Madrid), el 93 (Barcelona) o el 96 (Valencia).

Son una buena opción para empresas que operan principalmente en una zona concreta, ya que transmiten cercanía y facilitan que los clientes identifiquen el negocio con un ámbito local, como tiendas físicas, restaurantes y todo tipo de servicios, como limpieza a domicilio, construcción, catering, organización de bodas y más. 

Aunque también pueden utilizarlos empresas con clientes de toda España, un número local puede no ser la mejor opción si vendes principalmente por internet y no quieres aparecer vinculado a una ubicación específica.

Números virtuales o VoIP

Los números de teléfono virtuales, también conocidos como VoIP (Voice over Internet Protocol), son números basados en internet que no están vinculados a una ubicación física ni a un dispositivo concreto. Aunque funcionan como un número convencional para quien llama, como propietario del negocio accederás al servicio principalmente a través de un proveedor online. 

Una versión popular y sencilla es Google Voice, disponible para empresas mediante Google Workspace, que te permite gestionar llamadas, mensajes y buzones de voz desde una plataforma online. Es una opción especialmente interesante para equipos que ya utilizan las herramientas de Google.

Números gratuitos

Los números de teléfono gratuitos empiezan con prefijos específicos, como 800 o 900. Con estos números de teléfono, el coste de la llamada lo asume la empresa, por lo que el cliente puede llamar desde cualquier punto de España. 

Este tipo de numeración es habitual en servicios de atención al cliente, soporte técnico y departamentos comerciales, ya que elimina una posible barrera para ponerse en contacto con el negocio.

Los números de teléfono gratuitos resultan especialmente adecuados para empresas que desean reforzar la imagen de marca con presencia nacional y transmitir una mayor sensación de profesionalidad y confianza. 

Sistemas de menú telefónico

Para negocios que necesitan una gestión más avanzada de llamadas, proveedores de telefonía empresarial como Aircall permiten configurar un menú telefónico (IVR) con el que el usuario navega mediante comandos de voz o pulsando teclas (por ejemplo, «Para atención al cliente, pulse 1»; «Para horario comercial, pulse 2»). 

Este tipo de sistema telefónico virtual puede ser algo complejo de configurar, pero, apoyándose en herramientas de atención al cliente mediante IA, te permite filtrar distintos tipos de llamadas, ofrecer respuestas a preguntas frecuentes o derivar a los usuarios al departamento correspondiente.

Números DID

Si tienes una empresa con varios departamentos y empleados, la marcación directa entrante (DID, por sus siglas en inglés) permite que las personas llamen directamente a un departamento o empleado sin tener que pasar por un menú. En su lugar, cada persona o departamento puede tener números o extensiones propias para que los clientes contacten con ellos de forma directa.

Números personalizados

Algunas empresas optan por utilizar números de teléfono personalizados que sean fáciles de memorizar. Un número personalizado utiliza cifras repetidas, secuencias o terminaciones específicas que se convierten en herramientas de marketing, ya que facilita que los clientes lo recuerden y puedan contactar con la empresa sin tener que buscarlo cada vez que necesiten llamar. 

Por ejemplo, un número que acabe con «123 123» o «555 555» puede ser más sencillo de recordar que una combinación aleatoria de cifras. 

Cómo obtener un número de teléfono de empresa

1. Identifica tus necesidades y presupuesto
2. Elige un proveedor o servicio
3. Configura tu número de teléfono y tu cuenta
4. Da a conocer tu número de teléfono de empresa

Estos son los pasos para elegir tu propio número de teléfono comercial:

1. Identifica tus necesidades y presupuesto

El tipo de número de teléfono de empresa que elijas dependerá por completo del alcance de tu negocio y de tu presupuesto. 

¿Tienes un negocio con una docena de empleados que necesita gestionar un gran volumen de llamadas entrantes? ¿Solo recibes llamadas de atención al cliente de forma esporádica? ¿Y cuánto dinero puedes destinar a este servicio? Son preguntas que debes responder antes de tomar una decisión.

2. Elige un proveedor o servicio

Si planeas gestionar una empresa con varios departamentos, un gran volumen de llamadas, muchos empleados o múltiples ubicaciones, puede interesarte contratar una cuenta con un proveedor de telefonía más completo, como:

• Aircall. Está orientado principalmente a equipos de ventas y soporte, con herramientas para gestionar llamadas, analizar la actividad del equipo e integraciones con CRM y Helpdesk. 
• Ringover. Proporciona una centralita virtual con funciones como gestión de llamadas, integración con herramientas empresariales y opciones para equipos comerciales o de atención al cliente.
• Operadoras tradicionales. Empresas como Telefónica Empresas, Vodafone y Orange ofrecen líneas empresariales, números virtuales y soluciones de comunicación para negocios, normalmente junto con servicios adicionales como fibra, móvil o centralitas. 

Como alternativa, los pequeños negocios y emprendedores pueden recurrir a servicios de telefonía virtual como Google Voice para empresas, que permiten gestionar llamadas online y configurar el desvío de llamadas a tu móvil. Aunque esto no te ayudará a separar completamente el trabajo de tu vida personal, sí te proporcionará privacidad y ofrecerá a tus clientes un número independiente al que llamar.

3. Configura tu número de teléfono y tu cuenta

Una vez que hayas elegido un proveedor, tendrás que seleccionar un número de teléfono y configurar tu cuenta. Para soluciones de telefonía virtual más sencillas como las de Google Voice, esto consistirá principalmente en grabar tu mensaje de buzón de voz y decidir si quieres desviar llamadas y mensajes de texto a tu número personal, o recibir los mensajes de voz como correos electrónicos. 

Si optas por un menú telefónico completo a través de un proveedor externo, el proceso puede llevar algo más de tiempo.

4. Da a conocer tu número de teléfono de empresa

Una vez que hayas configurado tu número comercial, querrás asegurarte de que tus clientes te encuentren. Es importante publicar tu número en la web de tu negocio, en tu tienda de ecommerce, en tus perfiles de redes sociales, en tus campañas de email marketing e incluso en directorios de negocios locales, para que tus clientes sepan cómo contactar contigo. 

También puedes empezar a incluirlo en tarjetas de visita y, si tienes una tienda online, meter esas tarjetas en cada paquete para que los clientes sepan cómo ponerse en contacto contigo.