A medida que tu negocio se desarrolla y adquiere complejidad, es probable que te interese más modificar la forma jurídica con la que trabajas.
Registrar una empresa es un proceso relativamente sencillo que te permitirá seguir desarrollando tu actividad con mayor seguridad legal y financiera, así como inspirar más confianza en tus clientes.
¿Todavía estás planificando tu idea empresarial? Consulta esta guía detallada de 10 pasos antes de pensar en la forma jurídica de tu negocio. Una vez que tengas claros los aspectos básicos, será el momento de darle forma legal a tu proyecto y registrar tu empresa.
¿Cómo registrar una empresa en España?
- Elige la forma jurídica
- Escoge una denominación social
- Firma la escritura pública
- Solicita un NIF para tu empresa
- Inscribe tu empresa en el registro mercantil
En España, el tiempo necesario para constituir una empresa depende de la forma jurídica elegida y del procedimiento utilizado. Si realizas los trámites a través del sistema CIRCE, una sociedad limitada puede constituirse en un plazo de entre 1 y 10 días en muchos casos.
Si el proceso se realiza por la vía tradicional o requiere documentación adicional, los plazos pueden ser mayores. En cualquier caso, deberás recopilar y presentar diversos documentos antes de iniciar la actividad.
En el sistema CIRCE, gran parte de los trámites se gestionan mediante el Documento Único Electrónico (DUE), un formulario que permite comunicar la información necesaria a las distintas administraciones implicadas en la constitución de la empresa y agilizar el proceso.
1. Elige la forma jurídica
¿Cuál es la modalidad legal con la que quieres llevar a cabo tu actividad económica? En España existen múltiples formas jurídicas para crear una empresa. Estas son algunas de las más habituales:
- Empresario individual: Es lo que se conoce como autónomo. En esta modalidad, desarrollas la actividad por cuenta propia y respondes personalmente de las deudas del negocio. Es una opción frecuente para quienes empiezan un negocio sin socios.
- Sociedad de responsabilidad limitada (SL): Una sociedad limitada puede constituirse con uno o varios socios y un capital mínimo de 1 €. Es la forma jurídica más habitual para pequeñas y medianas empresas, ya que limita la responsabilidad de los socios al capital aportado.
- Sociedad anónima (SA): La sociedad anónima requiere un capital mínimo de 60.000 € y una estructura societaria más compleja. Suele ser la opción elegida por empresas de mayor tamaño o con previsión de captar importantes inversiones para su financiación.
- Comunidad de bienes: Una comunidad de bienes se constituye cuando dos o más personas comparten la propiedad de bienes o derechos para desarrollar una actividad económica. No exige un capital mínimo, aunque los comuneros responden personalmente de las deudas de la comunidad.
La sociedad limitada es una de las formas jurídicas más habituales entre las empresas de ecommerce. La marca española Pompeii, por ejemplo, desarrolla su actividad a través de Paper Plane Partners, S.L., la sociedad constituida en 2014 con la que inició su proyecto empresarial. En la actualidad, la empresa comercializa sus productos tanto a través de su tienda online como de establecimientos físicos.
¿Cómo determinar la forma jurídica que más te conviene? Deberás valorar aspectos como el tipo de actividad, la cantidad de socios, las necesidades económicas de la empresa, las cuestiones legales y fiscales… Un buen punto de partida para tener todo claro antes de decidir es tener redactado un plan de negocio detallado.
2. Escoge una denominación social
Para registrar tu empresa necesitarás un nombre, y para asegurarte de que ese nombre no está registrado con otra empresa, deberás obtener una certificación negativa de denominación social. Es un trámite obligatorio que puedes realizar por varias vías:
- Cumplimentando el formulario del Registro Mercantil por correo ordinario, por vía telemática (formulario web o email) o, en algunos casos, de manera presencial.
- Mediante notario.
- Mediante un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) si realizas la constitución a través de CIRCE.
Si el nombre ya está registrado, deberás buscar otro. Puedes buscar inspiración en el generador de nombres de empresa de Shopify. Gracias a la IA, en apenas un par de clics tendrás un nombre original para tu negocio.
A la hora de elegir un nombre para tu empresa, piensa también en:
- Redes sociales: Procura escoger un nombre que te identifique de forma singular e inequívoca.
- Nombre de dominio: Es recomendable que el nombre de tu negocio coincida con el nombre del dominio de tu sitio online. Comprueba también que el dominio esté disponible y que puedas utilizar el mismo nombre en las principales redes sociales y registrarlo.
Con todo, la razón social no tiene por qué ser la misma que el nombre comercial de tu empresa. Pero lo habitual es que exista cierta relación. Por ejemplo, la marca Meller opera a través de la sociedad Stellio Ventures, S.L. Aunque la denominación social y el nombre comercial son distintos, ambos identifican al mismo negocio.
3. Firma la escritura pública
La escritura de constitución de una empresa tiene que estar firmada por todos los socios fundadores o representantes ante notario.
Se trata de un documento que incluye toda la información relevante del negocio, desde su denominación social (con la garantía de que es exclusiva porque ya dispondrás de tu certificación negativa de denominación social), hasta el número y la identidad de los socios y los estatutos que regirán su funcionamiento (aportaciones de capital, domicilio social, normas y procedimientos para su gestión).
Para evitar eventuales conflictos entre los socios, es importante que todos los aspectos del funcionamiento de la empresa queden bien detallados en sus estatutos.
Por ejemplo, si una empresa crea una tienda online, los estatutos pueden establecer cómo se repartirán los beneficios entre los socios o qué mayoría será necesaria para aprobar decisiones importantes.
4. Solicita un NIF para tu empresa
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, deberás comunicar a Hacienda la constitución de la empresa. Antes de iniciar la actividad, deberás presentar la declaración censal (modelo 036) ante la Agencia Tributaria para comunicar el alta de la sociedad y el inicio de su actividad económica.
Además, antes de empezar a operar con la nueva empresa constituida (prestar/recibir servicios, vender/comprar bienes, contratar personal…), necesitarás un número de identificación fiscal (NIF). Este se debe solicitar en el plazo de un mes a partir de la firma de la escritura pública.
El trámite para la solicitud del NIF se puede realizar telemáticamente a través de la Sede de la Agencia Tributaria, con la copia de la escritura y de los estatutos. Inicialmente, se asigna un NIF provisional.
Una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil y presentada la documentación correspondiente ante la Agencia Tributaria, podrás solicitar el NIF definitivo.
5. Inscribe tu empresa en el registro mercantil
La sociedad adquiere plena personalidad jurídica con su inscripción en el Registro Mercantil Provincial correspondiente a su domicilio social. La inscripción debe solicitarse en el plazo de un mes desde el otorgamiento de la escritura pública y, por lo general, será necesaria la presentación de dicha escritura y del NIF (como ves, todos los pasos van encadenados).
Dependiendo de la forma jurídica elegida, de la comunidad autónoma y del procedimiento de constitución, es posible que debas presentar documentación adicional. Por ejemplo, el modelo 600 para declarar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD), aunque la constitución de sociedades esté exenta de pago.
Consejos para registrar una empresa
La burocracia suele ser lenta e implica la presentación de una considerable cantidad de información. Estos tres consejos te ayudarán a sobrellevar mejor la espera y acabar con éxito el proceso de registrar una empresa.
Organízate
Antes de empezar a rellenar formularios, haz una lista con toda la documentación que necesitas: información básica del negocio, licencias, tasas, modelos… Tenlo todo a mano antes de iniciar el proceso para que todo sea más fluido.
Contrata ayuda
Registrar una empresa puede ser más complicado en el caso de negocios relacionados con la industria pesada, la alimentación o los productos de parafarmacia.
En la mayoría de los casos, es recomendable ponerse en manos de un abogado o asesor experto en la materia que pueda orientarte durante el proceso, y más aún dadas las condiciones particulares de este tipo de registro.
Existen plataformas especializadas como Legify que pueden ponerte en contacto con los perfiles más adecuados para tu caso particular.
Mantente al día
Consulta las fuentes oficiales (p. ej., el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa) para estar al tanto de la información más reciente relativa a tu sector. También es importante que revises cuáles son los requisitos para registrar una empresa, ya que ciertos aspectos pueden variar de un año a otro. Y no olvides diseñar un calendario con alertas para cumplir con tus obligaciones fiscales y tributarias en tiempo y forma.
Pon en marcha tu empresa con Shopify
Una vez completados los trámites para registrar tu empresa, llega el momento de empezar a vender. Con Shopify puedes crear tu tienda online, gestionar pedidos, aceptar pagos y controlar tu negocio desde un único lugar. Escoge entre miles de aplicaciones y diseña un centro de gestión virtual de tu empresa totalmente personalizado.
Descargo de responsabilidad: Esta guía tiene carácter meramente informativo y no constituye un asesoramiento legal o fiscal profesional. Consulta con un gestor o un abogado cuáles son los requisitos específicos de tu país para registrar una empresa. Shopify no se hace responsable del uso particular que hagas de esta guía.
Preguntas frecuentes sobre cómo registrar una empresa en España
¿Puedes poner en marcha un negocio sin registrarlo?
Sí. No es obligatorio constituir una empresa si desarrollas la actividad como autónomo, aunque sí deberás darte de alta en Hacienda (modelo 036) y en la Seguridad Social antes de comenzar tu actividad. Además, deberás pagar tus cuotas mensuales como trabajador por cuenta propia. Más adelante, si tu negocio prospera y tu estructura de trabajo se amplía, podrías plantearte la posibilidad de constituir una empresa.
¿Me conviene registrar mi empresa?
Si trabajas como autónomo (por cuenta propia) y tienes en orden toda tu documentación, no es obligatorio. Sin embargo, registrar tu empresa puede ser beneficioso en algunos casos. Al constituir una empresa, podrás limitar tu responsabilidad patrimonial (según la forma jurídica elegida), facilitar el acceso a determinadas vías de financiación y, en algunos casos, transmitir una mayor imagen de credibilidad y profesionalidad ante clientes y proveedores.
¿Debo dar de alta mi negocio en Hacienda?
Con independencia de la forma jurídica que adoptes para poner en marcha tu negocio, deberás comunicar a Hacienda la actividad empresarial o profesional que realizas. De esta comunicación se derivan ciertas obligaciones fiscales y tributarias que deberás cumplir de forma periódica y para las que siempre viene bien el respaldo de una gestoría.
¿Cuánto cuesta registrar una empresa en España?
Para registrar una empresa en España, deberás hacer frente a varios gastos. Si realizas la constitución mediante CIRCE y el Documento Único Electrónico (DUE), algunos gastos administrativos pueden ser inferiores al procedimiento tradicional. La escritura pública ante notario suele situarse entre 100 y 600 €, dependiendo del capital social, el número de socios y los gastos notariales.
A esto se le suma la inscripción en el Registro Mercantil, cuyo coste suele rondar los 50 - 120 €. A estos importes pueden añadirse otros costes, como los derivados del asesoramiento profesional de una gestoría o un abogado, o de otros trámites necesarios según la forma jurídica elegida y el procedimiento de constitución.
