Prosjektledelsesverktøy: 8 beste alternativer for bedrifter

USAs travleste flyplass, Hartsfield-Jackson i Atlanta, håndterer nesten to flyvninger i minuttet, med en punktlighet på 87 %. Rundt 58 flygeledere og spesialbygde programvaresystemer for flygeledelse gjør denne usannsynlige bragden til virkelighet dag etter dag.

Tenk på bedriftens prosjektledere som organisasjonens flygeledere. De maksimerer effektiviteten ved å hindre at oppgaver hoper seg opp, ved å utnytte ressurser best mulig og ved å støtte samarbeid. De sørger for at hvert prosjekt og initiativ letter og lander akkurat når det skal.

Men flygeledere har rikelig med teknologisk hjelp for å holde ting på skinner, og det fortjener prosjektlederne dine også. Verktøy kan utvide kapasiteten deres og gi verdifull innsikt i ytelsen. La oss se nærmere på hva prosjektstyringsprogramvare er, hvordan du finner ut hvilken programvare som passer for din organisasjon, og åtte av de beste systemene for prosjektstyring for bedriftseiere.

Hva er verktøy for prosjektstyring?

Verktøy for prosjektstyring er programvare som hjelper bedrifter med å planlegge, gjennomføre og levere prosjekter på en effektiv måte. De forenkler arbeidet med å styre teamets arbeidsmengde, fordele ressurser og følge status på prosjekter, slik at prosjektlederne kan håndtere flere prosjekter samtidig.

Viktige funksjoner i verktøy for prosjektstyring

1. Prosjektplanlegging
2. Oppfølging av fremdrift
3. Rapportering
4. Tilgangsmuligheter
5. Abonnement og priser
6. Verktøy for teamsamarbeid
7. Verktøy for ressursstyring
8. Metoder
9. Automatiseringer
10. Integrasjoner
11. Brukervennlighet
12. Lagring

Hvilket prosjektstyringsverktøy som passer best for bedriften din, avhenger av budsjett, teamstørrelse og hvilke behov du har. Her er noen viktige funksjoner du bør vurdere når du leter etter en løsning som passer organisasjonen din som hånd i hanske:

1. Prosjektplanlegging

Prosjektplanlegging er kanskje det mest grunnleggende i hele prosjektstyringsprosessen. Prosjektlederne dine må lage en tidsplan, bestemme hvem som skal utføre hver oppgave, anslå hvor lang tid hver fase tar og planlegge milepæler og oppgaver, og dette må gjentas for hvert eneste prosjekt dere setter i gang.

Det sier seg selv at teamet trenger de rette planleggingsfunksjonene for å jobbe mest mulig effektivt. Maler for arbeidsflyt og prosjekter, kalendervisninger, avanserte funksjoner for oppgavehåndtering som deloppgaver og avhengigheter mellom oppgaver, og visuelle fremstillinger av prosjekter forenkler prosessen for prosjektlederne, slik at de kan forenkle alt for alle andre.

2. Oppfølging av fremdrift

Verktøy for å følge prosjekter, som varsler, dashbord og statusrapporter, hjelper bedrifter med å overvåke fremdriften, oppdage hindringer og unngå flaskehalser. Prosjektlederne kan også bruke dem til å finne prosjekter som har kommet ut av kurs, og rette opp før leveringen blir forsinket. Uten oppfølging av fremdrift har du bare en plan, men ingen måte å holde øye med gjennomføringen på. Med det kan du sikre at hvert initiativ holder seg på rett spor.

3. Rapportering

Rapporteringsverktøy kan hjelpe bedriftseiere med å planlegge kommende prosjekter og vurdere statusen på pågående arbeid. Prosjektlederne kan også bruke dem til å analysere hvordan prosjekter presterer, finne områder som kan forbedres, og styrke bedriftens evne til å planlegge og lage prognoser. Vanlige typer er rapporter om teamets tilgjengelighet, status og tidsbruk.

4. Tilgangsmuligheter

Det er ingen hemmelighet at all slags programvare enten er på vei til skyen eller allerede ligger trygt plassert der. Verktøy for prosjektstyring utnytter skyteknologi slik at alle kan få tilgang fra hvor som helst, når som helst. Teammedlemmer kan logge inn fra en hvilken som helst enhet med internettilkobling.

Enkelte leverandører tilbyr også prosjektstyringsapper for mobil eller datamaskin. Fleksible tilgangsmuligheter er spesielt nyttige hvis de ansatte jobber fleksible timer eller er på reise i løpet av arbeidsdagen. Etter hvert som stadig flere bedrifter går over til hybrid eller fjernarbeid, blir enkel tilgang til verktøy for prosjektstyring enda viktigere.

5. Abonnement og priser

Vurder abonnementsalternativene, kostnadene og prismodellene for å finne ut hva som passer for bedriften din. De fleste verktøy tar betalt per bruker, noe som betyr at kostnadene øker etter hvert som du skalerer opp. Hvis budsjettet er stramt, bør du se etter verktøy som tilbyr gratis prøveperioder (eller til og med gratisversjoner). Noen lar bedriftseiere legge til avanserte funksjoner etter behov eller oppgradere til betalte versjoner senere.

6. Verktøy for teamsamarbeid

Hjelp de ansatte med å samarbeide bedre ved hjelp av verktøy som oppmuntrer til og forenkler kommunikasjon. Samredigering, meldinger i plattformen, møteverktøy, fildeling og kommentartråder kan hjelpe ansatte som jobber eksternt eller er spredt rundt omkring, med å samarbeide effektivt om felles prosjekter.

Mange programmer sorterer samtaler etter prosjekt eller oppgave. Gode prosjektstyringsverktøy gjør kommunikasjon mulig, men de beste verktøyene oppmuntrer til og legger aktivt til rette for den.

7. Verktøy for ressursstyring

Enkelte verktøy kan anslå prosjektkostnader og følge med på kapasiteten til både teamet og den enkelte ansatte. De kan også beregne de faktiske kostnadene for fullførte prosjekter og regne ut fortjenesten der det er relevant.

Funksjoner for ressursstyring som dette hjelper deg med å styre arbeidsmengder, utnytte de ansatte best mulig, gi innsikt i avkastning på investeringen og planlegge bedre. Alt dette er sikre måter å gjøre bedriften mer lønnsom og produktiv på.

8. Metoder

Hvis teamet ditt bruker en bestemt metode for prosjektplanlegging, finnes det mange verktøy du kan dra nytte av. Hvis du for eksempel bruker Kanban og smidige (Agile) metoder for prosjektstyring, utnytter du denne tilnærmingen best i programvare som er tilpasset nettopp disse. Noen verktøy tilbyr også egne arbeidsflytmaler for disse populære metodene.

9. Automatiseringer

Frigjør prosjektlederne til å fokusere på det som virkelig betyr noe, og la automatisering ta seg av detaljene. Funksjoner for automatisering av arbeidsflyt sparer prosjektledere for tid ved å utløse statusoppdateringer eller rapporter automatisk, tildele oppgaver basert på statusen til tidligere oppgaver, eller til og med justere tildelinger eller frister ut fra data om hvor mye teammedlemmene er belastet.

10. Integrasjoner

De fleste verktøy for prosjektstyring tilbyr innebygde integrasjoner eller integrasjoner fra tredjeparter med andre verktøy. Se etter en plattform som lar seg integrere sømløst med de viktigste delene av teknologien din, inkludert nettbutikken, e-postleverandøren, fillagringssystemet og kalenderprogrammet. På samme måte som du ønsker at de ansatte skal jobbe sammen som én enhet, kan du oppnå den samme effekten med et godt sammensatt og effektivt integrert programvareøkosystem.

11. Brukervennlighet

Det er mye enklere å styre prosjekter, både for prosjektlederne og resten av teamet, når alle forstår systemet intuitivt. De ansatte kommer til å tilbringe mye tid på prosjektstyringsplattformen, så velg et verktøy med et brukervennlig grensesnitt og funksjoner som er lette å forstå. Å unngå verktøy med bratt læringskurve gjør det også enklere å få nye brukere i gang og å håndtere eventuelle overganger i prosjektlederroller.

12. Lagring

Mye av arbeidet kommer til å ligge i verktøyene for prosjektstyring. Ved å integrere fillagringssystemet med prosjektstyringsverktøyet kan du øke effektiviteten og støtte samarbeid. Det forenkler versjonskontroll og fjerner behovet for at teammedlemmer sender dokumenter frem og tilbake på e-post eller leter etter filer i separate systemer.

De beste verktøyene for prosjektstyring

1. Monday.com
2. ClickUp
3. Miro
4. Asana
5. Basecamp
6. Airtable
7. Wrike
8. Zoho Projects

Et godt verktøy for prosjektstyring kan øke effektiviteten, forbedre det interne samarbeidet, heve kvaliteten på arbeidet og hjelpe deg med å levere komplekse prosjekter til avtalt tid gang på gang. Kom raskt i gang med researchen med denne oversikten over åtte av de beste prosjektstyringsverktøyene for bedriftseiere.

1. Monday.com

Monday.com er en prosjektstyringsløsning som kan hjelpe bedriftseiere med å effektivisere arbeidsflyten, håndtere oppgaver og følge fremdriften. Verktøyet tilbyr tilpassbare maler for automatisering av arbeidsflyt, en funksjon for felles tavle og et brukervennlig, fargekodet grensesnitt med et dashbord du kan tilpasse. Du får også tilgang til flere prosjektvisninger, blant annet tidslinjer, kalendere og Gantt-diagrammer (et planleggingsverktøy, se et eksempel her).

Funksjoner

• Tilpassbar arbeidsflyt
• Flere prosjektvisninger
• Mer enn 200 tilpassbare maler
• Automatisert arbeidsflyt
• Apper for mobil og datamaskin
• Tilpassbart dashbord
• Felles tavler
• Kundestøtte døgnet rundt med betalte abonnementer
• Mer enn 200 apper og integrasjoner
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Basic: 90 NOK per bruker per måned
• Standard: 120 NOK per bruker per måned
• Pro: 190 NOK per bruker per måned
• Enterprise: Kontakt salgsavdelingen

2. ClickUp

ClickUp er en fleksibel produktivitetsplattform som hjelper bedrifter med å håndtere prosjekter, kunnskap, ressurser, drift, produktutvikling og kunderelasjoner, alt i én elegant pakke.

Automatiser arbeidsflyten og legg til rette for enkel kommunikasjon med flere samarbeidsfunksjoner. Funksjonene for håndtering av kunderelasjoner (CRM) omfatter filer og mapper som kan deles, statusoppdateringer og godkjenningsflyter. En funksjon for tidsregistrering, en generativ AI-assistent og et verktøy for porteføljestyring gjør også dette tilbudet verdt å merke seg.

Funksjoner

• Flere prosjektvisninger
• Brukergrupper
• AI-assistenten ClickUp Brain
• Mer enn 1 000 verktøy og integrasjoner
• Mer enn 1 000 maler for arbeidsflyt, design og innhold
• CRM
• Videoopptak i plattformen
• Kundestøtte døgnet rundt
• Dokumenter for samarbeid
• Chat i plattformen
• Apper for mobil og datamaskin
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Unlimited: 70 NOK per bruker per måned
• Business: 120 NOK per bruker per måned
• Enterprise: Kontakt salgsavdelingen

3. Miro

Miro er et visuelt samarbeidsrom med funksjonalitet for prosjektstyring. Dra nytte av 1 000 ferdiglagde maler, inkludert Kanban-tavler, tankekart, Gantt-diagrammer og flytdiagrammer.

Brukerne kan redigere tavler, lage diagrammer, sammendrag og korte orienteringer med Miro AI, og bruke utviklerverktøy for å tilpasse plattformen. Du kan også bruke verktøyet til møtefunksjoner som grupperom, avstemninger, tidtaker og et verktøy for å håndtere agendaen.

Funksjoner

• Mer enn 100 apper og integrasjoner
• Versjonshistorikk
• Miro AI
• Interaktive videogjennomganger
• Prosjektmapper
• Utviklerverktøy
• Møtetidtaker
• Mer enn 1 000 maler
• Muligheter for tilpasset merkevareprofil
• Apper for mobil og datamaskin
• Håndtering av tillatelser
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Starter: 80 NOK per bruker per måned
• Business: 160 NOK per bruker per måned
• Enterprise: Kontakt salgsavdelingen

4. Asana

Prosjektstyringsplattformen Asana tilbyr flere prosjektvisninger, blant annet oppgavelister, kalendere, prosjekttidslinjer, Gantt-diagrammer og tavler, og lar teammedlemmene bytte mellom visninger og tilpasse visningen av den personlige oppgaveinnboksen.

AI-verktøyet til Asana kan opprette oppgaver, oppsummere innhold, foreslå forbedringer i prosesser og svare på spørsmål. Dette hjelper teamene med å effektivisere arbeidsflyten og få fart på planleggingen. I motsetning til mange andre systemer for prosjektstyring tilbyr Asana også ubegrenset fillagring på alle abonnementer.

Funksjoner

• Flere prosjektvisninger
• Tilpassbare maler for arbeidsflyt
• Tilpassbar oppgaveinnboks
• Ubegrenset fillagring
• Automatisering av arbeidsflyt
• Asana AI
• Tilpassbare innstillinger for varsler
• Mer enn 450 apper og integrasjoner
• Rapporter om fremdrift, forbruk og inntekter
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Starter: 100,99 NOK per bruker per måned
• Advanced: 249,99 NOK per bruker per måned

5. Basecamp

Basecamp forenkler prosjektstyringen for små team.

Den enkle tilnærmingen konsentrerer seg om de viktigste funksjonene for prosjektstyring og reduserer forstyrrelser med varselbeskyttelse og unike prosjektvisninger på én side. Likevel har den alt du trenger, som dokumentlagring, meldinger i appen, funksjoner for planlegging og oppfølging, samt støtte for fakturering og oppstart.

Funksjoner

• Meldinger i plattformen
• Gjøremålslister
• Brukerdashbord på én side
• Planleggingsverktøy
• Gruppechat
• Fillagring
• Visuell fremstilling av fremdrift
• Samlet varselmeny
• Varselbeskyttelse
• Verktøy for fakturering og oppstart
• Bibliotek med integrasjoner fra tredjeparter
• Apper for mobil og datamaskin
• Kundestøtte døgnet rundt med Pro-abonnement
• 30 dagers gratis prøveperiode

Pris

• Basecamp: 150 NOK per bruker per måned
• Basecamp Pro: 2999 NOK for ubegrenset antall brukere per måned

6. Airtable

Airtable er en plattform for å bygge applikasjoner uten koding, som hjelper team med å lage skreddersydde løsninger for viktige forretningsprosesser, blant annet produktutvikling og håndtering av arbeidsflyt, prosjekter, økonomi, drift og personal. Den støtter kalendervisninger, Kanban-tavler, gallerier og rutenett, og tilbyr en AI-assistent som kan oppsummere notater, kategorisere tilbakemeldinger, dirigere oppgaver og lage innhold.

Funksjoner

• Flere prosjektvisninger
• Fillagring
• Grensesnittdesigner
• Apputvikling uten koding
• Fleksibel rapportering
• Tillegget Airtable AI
• Automatisering av arbeidsflyt
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Team: 200 NOK per bruker per måned
• Business: 450 NOK per bruker per måned
• Enterprise: Kontakt salgsavdelingen
• Tillegget Airtable AI: 60 NOK per bruker per måned

7. Wrike

Wrike er en brukervennlig programvareløsning for prosjektstyring som bruker et grensesnitt i regnearkstil og inneholder funksjoner for prosjektplanlegging, oppfølging, ressursstyring og rapportering. Den tilbyr flere prosjektvisninger og støtter Kanban og smidige (Agile) metoder.

Funksjoner

• Automatisering av arbeidsflyt
• Apper for mobil og datamaskin
• Flere prosjektvisninger
• Prosjektdashbord
• Generativt AI-verktøy
• Fillagring
• Verktøy for kundeforespørsler
• Apper for mobil og datamaskin
• Godkjenning og redigering i plattformen
• Verktøy for ressursplanlegging
• Bibliotek med integrasjoner
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Business: 90,80 NOK per bruker per måned
• Team: 240,80 NOK per bruker per måned
• Enterprise: Kontakt salgsavdelingen
• Pinnacle: Kontakt salgsavdelingen

8. Zoho Projects

Zoho Projects er prosjektstyringsplattformen fra det multinasjonale programvareselskapet Zoho. Den integreres med hele Zohos pakke av arbeidsplassteknologi (inkludert CRM-systemet, salgssystemet, analyseverktøyet og fillagringsplattformen) og tilbyr integrasjoner fra tredjeparter for Google- og Microsoft-apper, samt en rekke andre populære verktøy for arbeidsplassen.

Zoho tilbyr en Gantt-diagramfunksjon, automatisk prosjektrapportering, timelister i plattformen og automatisert fakturering gjennom integrasjonen med Zoho Invoice. Den er også rimeligere enn mange andre verktøy for prosjektstyring, med et gratis abonnement og enterprise-pris på 90 NOK per teammedlem per måned, fakturert årlig.

Funksjoner

• Flere prosjektvisninger
• Timelister
• Forumer
• Automatisert fakturering med Zoho Invoice
• Bibliotek med integrasjoner
• Fillagring
• Chat i plattformen
• Prosjektmaler
• Godkjenningsvarsler
• Tidsregistrering med betalte abonnementer
• Prosjektrapportering
• Applikasjon for mobil og datamaskin
• Gratis abonnement tilgjengelig

Pris

• Gratisversjon tilgjengelig
• Premium: 40 NOK per bruker per måned
• Enterprise: 90 NOK per bruker per måned